Claves para la gestión de equipos durante las vacaciones de verano

La temporada de vacaciones de verano puede suponer un desafío crucial para la mayoría de las empresas. Mientras que muchos trabajadores/as se encuentran de vacaciones y otros/as se preparan para ellas, las compañías se enfrentan al desafío de mantener la productividad del equipo de trabajo y de garantizar que los proyectos se mantengan en marcha. 

En Michael Page, comprendemos lo importante que puede ser una planificación y organización meticulosa, así como la implementación de estrategias efectivas para asegurar que todos los miembros del equipo desempeñen su trabajo de manera óptima, incluso cuando alguno de ellos/as estén ausentes. 

 ¿Cómo llevar a cabo una óptima gestión de equipos al intentar cubrir las ausencias por vacaciones? 

La gestión de equipos se complica durante las vacaciones. Es un periodo en el que hay que reorganizarse para cubrir los distintos roles dentro un equipo de trabajo. En este sentido, asegurarse de que la productividad se mantenga requiere de una planificación y una estrategia adecuadas. Sin ellas, pueden surgir contratiempos que retrasen los proyectos y tareas: 

1. Sobrecarga de trabajo: este es uno de los problemas más comunes que afecta a los/as trabajadores/as que se quedan en este periodo. Por ello, es esencial la redistribución de las tareas en base a las cargas de trabajo, de lo contrario, se corre el riesgo de aumentar el estrés y bajar la motivación del equipo de trabajo.  
2. Falta de conocimiento y capacitación: como sabemos, existen distintos roles en un equipo de trabajo. Cuando alguien que desempeña uno de estos roles se ausenta por vacaciones, puede ocasionar algunas lagunas ya que las personas que se quedan, pueden no tener el conocimiento y la experiencia necesarias. Esto puede causar retrasos y dificultades para resolver problemas con los que los demás compañeros/as no están familiarizados. 
3. Comunicación deficiente: la comunicación interna cuando la mayoría de los miembros del equipo están ausentes, también se ve afectada. Puede darse una información por perdida o malinterpretada, retrasar las decisiones importantes y una descoordinación en los procesos de trabajo. 
4. Interrupción de proyectos y/o tareas: en este periodo, es posible que la continuidad se vea alterada. Se pueden producir retrasos en los plazos de entrega, la necesidad de reprogramar las tareas o reuniones y dejar en “stand by” algunos proyectos.  
5. Problemas de gestión del tiempo: al asumir más tareas, los/as empleados/as presentes pueden experimentar problemas de gestión del tiempo. La falta de especialización, tener menos tiempo y recursos, o la posibilidad de pasar por alto detalles importantes debido a la falta de familiaridad con las responsabilidades, pueden ocasionar malestar y estrés a la persona que se queda a cargo. La necesidad de priorizar y contar con menos horas aumenta la presión sobre los/as trabajadores/as para gestionar múltiples responsabilidades. 

 ¿Cómo mitigar estos contratiempos efectivamente? 

Para frenar estos desafíos y llevar a cabo una buena gestión de equipos, las empresas deberán de tener en cuenta las siguientes claves: 

1. Planificación anticipada: la clave de la gestión de equipos es una buena planificación semanas antes de empezar el periodo estival. Es recomendable que los/as managers o superiores de los equipos sepan con tiempo las fechas en las que cada trabajador/a va a irse de vacaciones. Esto permitirá una mejor organización, anticiparse a posibles situaciones y redistribuir las cargas de trabajo de manera equitativa.  
2. Handovers y transferencia de conocimientos: cuando alguien se va de vacaciones, hay quienes dejan un handover documentando sus tareas y proyectos activos. Esta guía detallada de las responsabilidades diarias y los procedimientos clave, ayudará a los/as compañeros/as de equipo que se quedan a mantener el flujo de trabajo correctamente. En este sentido, puede ser necesario realizar reuniones previas donde el/la trabajador/a pueda explicar y formar a los/as compañeros/as que se quedan temporalmente cubriendo su puesto.  
3. Reasignación de responsabilidades: es importante reasignar responsabilidades entre los miembros del equipo cuando empiecen a irse de vacaciones. Este proceso es esencial que sea de manera equitativa para evitar sobrecargas en el resto del equipo. En este sentido, dividir las tareas y, si es posible, involucrar a otros departamentos que tengan la capacidad de ayudar será clave. 
4. Flexibilidad y adaptabilidad: es vital ser flexible y adaptable durante estos períodos. Permitir que los/as empleados/as trabajen de manera flexible puede ayudar a mantener la productividad. Además, si es posible, se pueden ajustar los plazos de entrega y las prioridades según sea necesario para evitar sobrecargar al equipo y que también puedan llevar a cabo sus propias tareas. Esta flexibilidad no solo ayuda a recurrir el estrés y agotamiento, sino que también fomenta un entorno de trabajo más saludable y equilibrado. 
5. Uso de la tecnología: siempre es bueno aprovecharse de las diferentes herramientas tecnológicas disponibles para facilitar la colaboración y comunicación con el resto del equipo. Por ejemplo, plataformas como Microsoft Teams y Slack han revolucionado la forma en que los equipos se comunican, permitiendo mensajes instantáneos, videollamadas y la integración con otras aplicaciones esenciales para el trabajo diario. Estas herramientas no solo facilitan la comunicación en tiempo real, sino que también permiten mantener una comunicación fluida y desde cualquier parte del mundo.  

Además, es bueno que, una vez terminado el periodo vacacional, el equipo se reúna y revise las tareas que se han llevado a cabo, el estado de cada una de ellas y, para seguir mejorando en estos procesos, hablar sobre las dificultades que se han tenido durante este tiempo. Así, cada trabajador/a puede comentar cómo se ha sentido y hablar de posibles mejoras, así como las cosas que mantener de cara a un futuro.  

Organizar equipos de trabajo para contrarrestar posibles ausencias por vacaciones son tareas que los/as responsables llevan a cabo a diario. Puede ser un desafío, pero, como hemos visto, con una buena gestión de equipos y planificación es posible mantener la productividad.  

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