Cómo organizar a tu equipo para aprovechar al máximo la jornada intensiva

Llega el verano y con él la tan esperada jornada intensiva. Sus ventajas son innumerables. El hecho de que los empleados puedan dedicar más tiempo al ocio y a otras actividades fuera del trabajo, aumenta su motivación, productividad y, sobre todo, reduce su sensación de estrés. Todo esto, además, consolida su compromiso con la empresa y aumenta su grado de implicación.

Aun así, es cierto que la jornada intensiva puede causar algunas reticencias a las empresas e incluso, en algunos casos, a los propios empleados, que se preguntan cómo mantendrán el ritmo habitual de trabajo con menos horas laborales. Para que esto no suceda, lo más importante es que el responsable del equipo aprenda a gestionarlo de manera óptima para garantizar su productividad y evitar así, que la jornada intensiva se convierta en tareas a medio hacer o todo lo contrario: en un exceso de horas extra.

Por ello, hoy te damos las tres claves que necesitas saber para organizar a tu equipo y aprovechar al máximo la jornada intensiva:

Disponer de un esquema de trabajo muy claro

En la jornada intensiva toma, si cabe, más relieve la jerarquización y priorización de tareas. Esto debe saberlo cada trabajador, pero como responsable de tu equipo, tienes la obligación de supervisarlo todo y asegurar que las prioridades están claras. Tú eres la persona que tiene la visión global de los proyectos y conoces las tareas del equipo, pudiendo organizar, repartir e incluso redistribuir las cargas de trabajo de acuerdo a las necesidades de cada momento. Así conseguirás un equipo más motivado y, por lo tanto, más eficiente.

Existen muchas técnicas y herramientas para organizar el trabajo diario, tanto individual como de equipo. Para lograr el objetivo de jerarquización y ejecución, una de las más apropiadas es la ya clásica matriz de Eisenhower. Consiste en marcar en un cuadro los proyectos y el estatus de las tareas pendientes de cada uno de ellos, pudiéndolas calibrar según su nivel de importancia y de urgencia. Esto permite entender de un solo vistazo lo que hay que hacer, lo que se puede delegar y lo que se puede posponer o eliminar.

Adaptar la agenda

Una vez aclarada la priorización de tareas, es imprescindible marcar un tiempo para realizarlas y cumplirlo de manera estricta. Desde luego no puedes controlar minuto a minuto el desempeño de todas las personas, pero sí fijar deadlines y tiempos de entrega, y hacer un seguimiento de su grado de consecución para establecer medidas correctivas, en caso necesario.

En este punto, también existen decenas de herramientas y aplicaciones que permiten medir el control de tiempos. Una opción puede ser aplicaciones como Nozbe, una plataforma utilizada para computar el tiempo por proyecto, disponiendo de toda la información para entender la eficiencia del equipo y poder agilizarla, si fuera necesario.

Reducir las reuniones al mínimo

Nadie duda de la importancia de las reuniones internas, pero a todos nos ha pasado estar en esa reunión eterna e improductiva, mientras que cientos de tareas están pendientes. Y esto frustra aún más en verano, cuando disponemos de menos horas en la jornada diaria, aunque la cantidad de trabajo sigua siendo la misma. Por ello, es crucial que, como responsable del equipo, intentes limitar las reuniones al máximo y centrar el tiempo de trabajo en la ejecución. Hay muchas medidas que puedes poner en práctica para optimizar al máximo el tiempo de las reuniones, como: fijar la duración de la misma y ser riguroso con su cumplimiento, enviar el acta de temas a tratar antes de la reunión a todos los participantes, ser puntual e incluso, contar con un moderador para dinamizar la conversación.

Todos estos consejos, aunque parecen básicos, si consigues aplicarlos de manera rigurosa, te ayudarán a mejorar la productividad de manera exponencial. Y, a pesar de que en la época de verano se hacen imprescindibles, lo ideal sería aplicarnos también el resto del año. Poniéndolos en marcha, en poco tiempo, observarás cómo no solo mantienes el ritmo habitual de trabajo, sino que incluso, lo aumentarás.